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忠良说稻丨贯彻双重确认的原则

发布时间:2019-10-22 15:28:00 来源:乐虎国际66科技编辑 原创:张忠良
      亲爱的家人们,大家好!我们在日常经营中,都难免会有差错。同时,在组织中,会有明知不对,却因鬼迷心窍而干起舞弊的勾当。

为了防止出现差错和不当行为,有必要建立由多部门、多人复核的双重确认的体制。

比如,购入物品时,要有收货部门和验货部门这两个部门的确认。出货时,也需要仓库和使用部门对于出货凭证的双方确认。盖公章人和保管人的多重确认。支付货款时,需要支付凭证的复核和办理付款人的共同确认。今天很多付款采用网银支付,也需要有确认金额复核的人和负责支付操作者两个环节确认完成。如编制产品的BOM清单,需要直接负责BOM的主管和相关人员或领导逐一确认,以避免差错。这些都是经营中,有代表性的例子。

外部有很多报道,某公司的财务总监连续10年拿用公款,等到东窗事发时,其涉及的金额已非常巨大。包括银行的风险类投资等,由于之前一直成功,并忽视了审核确认,风险的放大,最终决定了银行的生死存活。

由于没有建立和贯彻双重确认的原则,让经营出现重大风险,或让组织的人犯罪入狱,这样的案例实在是太多了。

不管一个人多么认真负责,只要负责管理保险柜或现金,就有一时糊涂之虞。比如,一开始由于手头拮据,反正没人监督,于是暂且“借用”,打算下个月发工资后补上。可结果迟迟还不上,挪用的金额越来越大,如滚雪球一般,最终走入歧途。

很多中小企业不在制度上完善,采用现金和资金管理由自己的太太或亲戚负责,看上去消除了风险,但由于自己人管理,没有通过制度的规范运作,或没有更好的责任心和服务意识,不但问题会更多,在周围人看来,这纯粹是家族企业,很难做大事业,对于公司会失去信心。

人心都有善恶两面。我们应该通过制度的设计,践行“以心为本”的经营思想,伴随着大爱和善的信念,构建严谨的制度,并一贯性和系统性的坚守非常重要。也就是设计“双重确认的原则”来发现和防止错误的技术性手段,以此来爱护和珍惜员工,并保护公司的财产。

人性的贪婪,往往源于制度的疏漏。倘若制度完善,即便心生贪念,也无法犯罪。通过这种保护员工的制度设计得越是严密,就越是真正充分体现对于员工的关爱。

当今社会上经常出现“萝卜章”造假,如何管理好印章,如何使用管理保险箱,包括保管汇票和支票、合同等都需要有一整套严谨的制度。贯彻双重确认的原则,目的就是确保“零差错”,让员工没有犯罪的机会,这是真正保护员工。

在具体经营中,购买材料的定价、在投资项目的定价、在销售产品的定价、重大物资库存异常处理的定价,包括员工加班工资计算,工会费用管理,爱心基金管理等等,都需要有完善的双重确认或多重确认的管理机制。

尤其集团的投资,每个公司都处于不同的发展阶段,更需要重视和完善双重确认的制度。不能由于公司规模比较小,我们就忽视双重确认的制度,这对于今后的发展和做大会带来隐患。意识的改变,习惯的养成,需要一开始就建立起来,这才是确保经营健康的必要手段。

公司倡导“双重确认”,并非基于“人性本恶”的思想。相反,我相信人人都有善良的佛性。为了避免员工由于一时的邪念而犯下罪孽,公司就需要完善管理制度。

以上是今天的分享,感恩大家!

 
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